Datenschutzerklärung

Die vorliegende Datenschutzerklärung ist in einfach verständlicher Sprache abgefasst und verzichtet nach Möglichkeit auf juristische und technische Fachbegriffe. Diese Datenschutzerklärung kann jederzeit überarbeitet, geändert oder ergänzt werden. Es gilt jeweils die aktuelle Version, die auf dieser Webseite veröffentlicht ist.

Version August 2023.

1. Allgemeine Informationen zur Datenbearbeitung

1.1 Zweck der Datenschutzerklärung
Bei einem Kontakt mit der HEV Verwaltungs AG (im Folgenden «wir» oder «uns») werden i. d. R. auch Personendaten bearbeitet, die unter das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und die Verordnung über den Datenschutz (DSV) fallen. Zu diesen Daten gehören typischerweise Name, Mailadresse, Telefonnummer sowie persönliche Informationen, die im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen mit uns stehen. Zudem sind technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können, als Personendaten anzusehen (z.B. Cookies, IP-Adresse, Domain-Name, Datum und Uhrzeit des Abrufs, etc.).

Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und den Zweck der Bearbeitung von Personendaten durch uns auf.

1.2 Verantwortliche
Die verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetzgebung ist:

HEV Verwaltungs AG
Poststrasse 10
Postfach 847
CH - 9001 St. Gallen

Tel. +41 (0) 71 227 42 42
info@hevsg.ch

Für Fragen oder Rückmeldungen betreffend Datenschutz oder der Bearbeitung Ihrer Personendaten steht Ihnen der Datenschutzberater der HEV Verwaltung AG unter folgenden Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung: info@hevsg.ch, 071 227 42 64.

1.3 Zwecke der Datenbearbeitung
In Übereinstimmung mit dem Datenschutzgesetz können wir Personendaten insbesondere für die folgenden Zwecke bearbeiten:

• Erbringung von Dienstleistungen (Immobilienverkauf und -vermietung, Schätzung, Bewirtschaftung, Rechtsberatung, Energieberatung, Drucksachenverkauf, treuhänderische Beratung), Vorbereitung, Ausführung und Erfüllung von Angeboten, Verträgen und Transaktionen;
• Pflege und Entwicklung von Kunden- und anderen Geschäftsbeziehungen;
• Vorbereitung von Veranstaltungen, Promotionen, Werbung und Marketing;
• Entwicklung, Betrieb, Verwaltung und Pflege unserer Webseiten und anderer digitaler Angebote;
• Entwicklung, Betrieb, Verwaltung und Instandhaltung unserer Infrastruktur, z. B. der IT-Infrastruktur und anderer Systeme;
• Einhaltung der gesetzlichen und behördlichen Vorschriften und der internen Regeln;
• Analyse und Optimierung der Angebote unserer Webseite sowie Sicherstellung ihrer Funktionalität;
• Zu statistischen Zwecken im Falle von Angriffen auf die Netzinfrastruktur, über die die Webseite bereitgestellt wird.

1.4 Bearbeitete Personendaten
Wenn Sie die Webseite nur zu Informationszwecken nutzen, sich also nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die Personendaten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wir erheben die folgenden Daten, die technisch notwendig sind, damit wir Ihnen unsere Webseite anzeigen können und um die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten:

• Verwendete IP-Adresse;
• Browser-Informationen;
• Betriebssystem und seine Schnittstelle;
• Sprache und Version der Browsersoftware.

Wenn wir eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen eingehen, erheben wir Personendaten, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, z. B:

• Personendaten wie Name, Identifikationsnummer, Geburtsdatum, Telefonnummer, Anschrift und Wohnsitz;
• Identifikatoren, die wir Ihnen zuweisen, wie z. B. Ihre Kunden-, Geschäftsverbindungs-, Vertrags-, oder Kontonummer;
• Interaktionen mit Ihnen und die von Ihnen genutzten Produkte und Dienstleistungen;

Die von uns bearbeiteten Personendaten umfassen schützenswerte Personendaten im Sinn des DSG. Besonders schützenswerte Personendaten werden nur im Einzelfall und nach entsprechender Einverständniserklärung bearbeitet (z.B. Betreibungsregisterauszüge, Bonitätsauskünfte).

1.5 Ihre Rechte
Wir geben Ihnen jederzeit Auskunft darüber, welche Ihrer Personendaten wir bearbeiten. Zudem haben Sie unter bestimmten Umständen ein Recht auf Datenübertragbarkeit und somit auf die Herausgabe der von Ihnen zur Verfügung gestellten Personendaten in einem gängigen elektronischen Format.

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie der Datenbearbeitung widersprechen und deren Einschränkung sowie die Berichtigung und Löschung Ihrer Personendaten verlangen.

Im Falle einer automatisierten Einzelentscheidung, die für Sie rechtliche Folgen haben kann, haben Sie das Recht, mit einem Vertreter von uns zu sprechen und eine Überprüfung dieser Entscheidung zu verlangen.

Auskunfts- und Herausgabebegehren sind zu richten an: info@hevsg.ch

2. Bearbeitungsverfahren 

2.1 Vermietungsprozess
Im Vermietungsprozess fallen Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mietinteressentinnen und Mietinteressenten sowie Mieterinnen und Mietern an, soweit dies für den Prozess oder für Mietverträge erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.

Wir weisen betroffene Personen im Vermietungsprozess darauf hin, dass wir Personendaten von Dritten beschaffen (namentlich Wirtschaftsauskünfte). Wir informieren die betroffenen Personen in angemessener Weise über die Quelle der extern beschafften Personendaten. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten werden nach Abschluss des Vermietungsprozesses gelöscht, sofern der Prozess nicht in eine Vermietung mündet oder die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, dass die Personendaten für einen späteren Vermietungsprozess oder zu Werbezwecken genutzt werden dürfen.

Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des DSG aus bestehenden Vermietungsaufträgen und Mietverträgen erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis bearbeitet. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten, die vor dem Inkrafttreten des revidierten DSG erhoben wurden, werden gelöscht, sofern nicht das Einverständnis zur Datenbearbeitung vorliegt.

Für den digitalen Vermietungsprozess nutzen wir Dienstleistungen und Plattformen von Drittfirmen. Die jeweiligen Datenschutzerklärungen unserer Partner entnehmen Sie bitte deren Webseiten. Darunter fällt www.flatfox.ch für den Vermietungsprozess inkl. Bewerbungsprozess sowie www.skribble.ch für die digitale Unterzeichnung von Vertragsdokumenten.

Bei der Betreuung von Mietobjekten fallen Wartungs- und Reparaturaufträge an, die in Zusammenhang mit Mietverhältnissen entstehen können. Zur Auftragserfüllung müssen teilweise personenbezogene Mieterdaten an unsere Partnerfirmen übermittelt werden. Dies erfolgt immer zweckgebunden. Es werden nur die für die Auftragsausführung zwingend erforderlichen Daten an Drittfirmen übermittelt.

Nach Beendigung eines Bewirtschaftungsmandates sind wir verpflichtet, sämtliche Mieterakten mit den entsprechenden Personendaten an die Eigentümerschaft zurückzugeben.

2.2 Vermarktungsprozess
Im Vermarktungsprozess fallen Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern, Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten sowie Käuferinnen und Käufern an, soweit dies für den Prozess erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.

Sämtliche Personendaten von Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten werden nach Abschluss des Vermarktungsprozesses gelöscht, sofern die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, dass die Personendaten für einen späteren Vermarktungsprozess oder zu Werbezwecken genutzt werden dürfen. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

2.3 Schätzungsprozess
Im Schätzungsprozess fallen Personendaten von Auftraggeberinnen und Auftraggeber, Eigentümerinnen und Eigentümer sowie am Auftrag beteiligten Personen (z.B. Begehungskontakt) an, soweit dies für den Prozess erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbearbeitung.

Sofern weitere Dienstleistungen innerhalb der HEV Verwaltungs AG in Anspruch genommen werden, so werden die Personendaten intern zur Verfügung gestellt (z.B. für Verkaufsmandat).

2.4 Aufbewahrungsfristen
Mietverträge und die damit in Zusammenhang stehenden Personendaten werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist aufbewahrt.

Personendaten und die damit im Zusammenhang stehenden Dokumente (z.B. Mietverträge, Kaufverträge, etc.) sowie Unterlagen zum Prozess werden nach den Grundsätzen der allgemeinen und gesetzlich definierten Aufbewahrungspflicht aufbewahrt.

2.5 Digitale Kunden-/Mieterservices
Gewisse Dienstleistungen bieten wir über ein digitales Meldeformular und/oder ein persönliches Kunden-/Benutzerkonto an. Diese Daten können auf den Servern unserer Partnerfirmen [Author17] gespeichert werden. Mit der Nutzung eines digitalen Meldeformulars für Mieter (z.B. EasyContact) oder der Eröffnung eines Kunden-/Benutzerkontos erklären sich betroffene Personen damit einverstanden, dass wir ihre Personendaten bearbeiten (speichern, aufbewahren, verwenden usw.), Auswertungen aus der Nutzung zur Verbesserung unserer Services erstellen und mit den betroffenen Personen in Kontakt treten. Ein persönliches Kunden-/Benutzerkonto kann durch die betroffene Person jederzeit gelöscht werden.

2.6 Newsletter und Suchabo-Dienst
Für digitale Newsletter verwenden wir die Lösung des Anbieters CleverReach. Für den Versand werden Personendaten auf dessen Servern gespeichert. Empfängerinnen und Empfänger haben jederzeit die Möglichkeit, die Personendaten einzusehen, zu bearbeiten und zu löschen. Unsere Webseite stellt einen Suchabo-Dienst für Immobilienangebote zur Verfügung. Eine Anmeldung muss persönliche erfolgen und eine Abmeldung ist jederzeit mittels Abmelde-Links in der E-Mail möglich.

Wir versenden keine unangeforderten Newsletter. Die Anmeldung für Zustellung von Werbung kann jederzeit widerrufen werden.

2.7 E-Mail
Der Datenaustausch per E-Mail zwischen Ihnen und der HEV Verwaltungs AG erfolgt unverschlüsselt. In diesen Fällen ist Vertraulichkeit nicht gewährleistet. Mit Ihrer Kontaktaufnahme per E-Mail signalisieren Sie uns, dass Sie sich der Risiken betreffend Vertraulichkeit und Manipulierbarkeit der Daten durch unbefugte Dritte bewusst sind. Wir gehen davon aus, dass wir Ihnen ohne Ihre ausdrückliche und anders lautende Anweisung auch vertrauliche Daten per E-Mail übermitteln dürfen.

2.8 Versände via Briefpost und soziale Medien
Für adressierte Werbesendungen via Briefpost können Adressen von Adressbrokern legal erworben werden. Diese verwenden wir gemäss Vertragsbedingungen und jeweils einmalig. Für bezahlte Postings in sozialen Medien (Facebook, Instagram, etc.) nutzen wir die Kontaktdaten, respektive die Algorithmen der jeweiligen Anbieter.

2.9 Bonitätsauskünfte
Soweit für unsere Dienstleistungen erforderlich, lassen wir Bonitätsauskünfte des Anbieters Creditreform in unsere Entscheidungen einfliessen (z. B. für die Vermietung). Zur Einholung einer Selbstauskunft richten sich betroffene Personen direkt an das zuständige Betreibungsamt.

2.10 Webseite/n
Die Webseite umfasst neben der Domain www.hevsg.ch auch projektbezogene Webseiten sowie Dienste von Servicepartnern. Besucher der Webseite sind nicht verpflichtet, nebst automatisch erfassten Personendaten wie Browserdaten, IP-Adresse, etc., weitere Personend[Author19] aten abzugeben, es sei denn, wir weisen im Einzelfall darauf hin.

2.11 Einsatz von Cookies
Cookies sind Daten, die von unseren Webseiten über den Browser auf dem Endgerät des Anwenders gespeichert werden. Die von uns eingesetzten Cookies dienen zum einen dazu, die Benutzerfreundlichkeit unserer Webseiten zu erhöhen und zu verbessern. Zum anderen helfen Cookies dabei, statistische Daten der Webseiten-Nutzung zu erfassen und die so gewonnenen Daten zu Analyse- und Werbezwecken zu nutzen.

Einige Cookies werden automatisch wieder von Ihrem Endgerät gelöscht, sobald der Browser geschlossen wird (sogenanntes Session-Cookie). Andere Cookies werden für einen bestimmten Zeitraum gespeichert, der jeweils 2 Jahre nicht übersteigt (Persistent-Cookies). Zudem setzen wir ggf. auch sogenannte Third-Party-Cookies ein, die von Dritten verwaltet werden, um bestimmte Dienste anzubieten.

Sie können auf den Einsatz der Cookies Einfluss nehmen. Die meisten Browser verfügen über eine Option, mit der das Speichern von Cookies eingeschränkt oder komplett verhindert wird. Allerdings weisen wir darauf hin, dass die Nutzung und insbesondere der Nutzungskomfort ohne Cookies eingeschränkt werden. Im Weiteren können Nutzer die Cookies beim Besuch auf den Webseiten über den betreffenden Hinweis anpassen.

HEV Verwaltungs AG benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. Die durch Cookies erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website (einschliesslich Ihrer IP-Adresse) wird an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Google wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für die Websitebetreiber zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google bearbeiten.

3. Empfänger von Personendaten

3.1 Zusammenarbeit mit Dritten
Zur Erbringung unserer Dienstleistungen arbeiten wir mit vielfältigen externen Partnern zusammen. Bedingung für die Zusammenarbeit ist die DSG- bzw. die DSGVO-konforme Datenbearbeitung der Auftragsbearbeiter.

Die Bekanntgabe von Personendaten an Kooperationspartner findet ausschliesslich zum Zweck der Erfüllung unserer Dienstleistungen und nur im dafür erforderlichen Umfang statt. Wir informieren betroffene Personen über die Bekanntgabe.

Koorporationspartner können sein:

• Banken
• Gesetzliche Vertreter
• Treuhänder/Treuhänder
• Gerichte
• Verwaltungsbehörden
• Vertrags- und Geschäftspartner
• Versicherungen
• Kunden
• Sozialversicherungsträger
• Pensionskassen
• IT-Dienstleister

3.2 Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland
Datenbearbeitungs-Server können ihren Standort und Auftragsbearbeiter ihren Sitz im Ausland haben. Wir arbeiten jedoch ausschliesslich mit Auftragsbearbeitern zusammen, die sich auf eine DSG- bzw. DSGVO-konforme Datenbearbeitung verpflichten.

4. Datensicherheit

Datensicherheit ist uns ein wichtiges Anliegen. Unsere Massnahmen zum Schutz vor unberechtigten Zugriffen richten sich nach den Empfehlungen des Nationalen Zentrums für Cybersicherheit NCSC des Bundes. Wir verfügen über ein IT-Sicherheitskonzept und führen regelmässig Mitarbeiterschulungen im Bereich Cybersecurity und Datensicherheit durch.

Im Sinne der Datensicherheit erstellen wir von unseren Geschäftsdaten regelmässig Datensicherungen, die auf Datenträgern und Cloud-Diensten in der Schweiz verwahrt werden. Der Rhythmus der Datensicherungen richtet sich nach einschlägigen Empfehlungen.

Um die verwalteten Daten gemäss dem aktuellen Stand der Technik gegen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, setzen wir moderne technische Sicherheitsmassnahmen ein und verbessern diese fortlaufend.